Comment organsier une soirée avec le comité d’entreprise ?

La soirée d’entreprise est l’une des rares occasions pour les principaux membres d’une société de se retrouver pour passer d’excellents moments de réflexion et parfois de détente ensemble. Son organisation est subordonnée à la prise en compte de plusieurs détails tous importants pour une réussite totale. Comment s’y prendre alors pour organiser une soirée avec le comité d’entreprise ? Découvrez la réponse en quelques étapes.

Définir clairement l’objectif de la soirée avec le comité d’entreprise

Comme dans tous les domaines d’activités, avant d’organiser une soirée d’entreprise, il faut clairement définir les objectifs que celle-ci poursuit. C’est en effet en connaissant ce détail d’ailleurs très important que vous pouvez continuer dans l’élaboration d’un programme pour la soirée. Globalement, ce type d’événement est organisé pour plusieurs raisons.

La soirée peut être destinée à encourager le comité de ses efforts à travers des distinctions particulières. Elle peut également concerner l’accueil de nouveaux membres au sein du groupe ou constituer simplement une occasion de faire des annonces particulièrement déterminantes de l’avenir de l’entreprise et de ses employés.

Dans tous les cas, le plus important est de définir le ou les objectifs pour déterminer le budget à l’avance afin de mieux contrôler le déroulement de la soirée. Pour cela, si vous êtes chargé de l’organisation, n’hésitez pas à répertorier les objectifs sur un support. Cela vous aidera énormément à mieux réaliser les étapes suivantes.

Préparer la soirée

La deuxième étape, et sans doute la plus longue, concerne la préparation proprement dite de la soirée. Elle regroupe trois sous-étapes à savoir :

  • le choix du lieu et de la date,
  • l’animation et la
  • restauration.

Dans cette partie, en fonction des budgets alloués à la soirée avec le comité d’entreprise, vous devez choisir un lieu pour l’événement. Un hôtel, un restaurant dans une zone balnéaire ou en plein centre-ville… le choix se fera selon la portée de l’événement.

Par rapport à l’animation ou à la décoration, deux facteurs agissent sur le processus. Si vous n’avez pas fait appel à une agence d’événementiel ou si les services d’animation ne sont pas proposés par le promoteur du site choisi, vous devez choisir un décor qui correspond au thème de la soirée. À noter que dans la plupart des cas, seule la décoration peut compter, mais tout dépendra, comme énoncé plus haut, des objectifs.

Pour clôturer cette partie, n’oubliez pas de prévoir un montant pour le dîner. Étant donné qu’il s’agit d’une soirée en comité, il va de soi que l’organe prend en charge la consommation de tous les participants. Pensez également à proposer au moins trois plats aux invités afin de les mettre à l’aise.

Informer le comité d’entreprise de la tenue effective de la soirée

Une fois que vous avez tout prévu, informez les membres du comité d’entreprise de la soirée de rencontre à venir. Vous devez pour cela les renseigner logiquement sur le lieu et la date. Il est très important de mettre les participants au courant le plus tôt possible pour que l’événement soit une réussite.

C’est d’autant plus valable lorsque le lieu choisi est éloigné de leur cadre de vie ou si la soirée obligera les invités à y passer la nuit. Aussi, ils doivent connaître l’ordre du jour afin d’avoir une idée des thématiques qui seront abordées pendant la rencontre.